Zeit ist alles – Mit Plan durchs Ref

Effizientes Zeitmanagement bedingt langfristige Planung. Zu Beginn des Referendariats empfiehlt es sich, einen Lehrerkalender anzuschaffen. Der ist zeitlich auf das Schulhalbjahr abgestimmt und bietet Platz für Klassenlisten, Stundenpläne und Noteneintragungen. In den ersten Wochen heißt es, Termine sammeln. Du erfragst alle anfallenden Besprechungen, Sitzungen, Klassenarbeiten, Projekttage und Ausflüge und notierst sie im Kalender. Dabei ist ein doppeltes Vorgehen sinnvoll: Termine trägst Du sowohl am Tag selbst, als auch in der Monatsübersicht ein. Dadurch erhältst Du eine bessere Übersicht der Phasen mit hoher Arbeitsbelastung. Auch private Termine, wie den Sommerurlaub, Hochzeiten und Geburtstagspartys hälst Du hier fest. So siehst Du, in welchen Zeiten Du eher nicht zum Arbeiten kommen wirst.

Steht der Monatsplan, müssen Wochen und Tage geplant werden. Mit Hilfe der Monatsübersicht geht das ganz einfach. Große anstehende Aufgaben, wie eine Prüfung, planst Du am besten anhand des Endtermins. Zuerst listest Du alle Unteraufgaben auf, die zur großen Aufgabe dazugehören. Für eine Zwischenprüfung sind das die Terminabsprache, das Finden eines Stundenthemas, die Recherche passender didaktischer Modelle und das Erstellen von Arbeitsblättern. Anschließend wird jede Aufgabe mit einer Zeitangabe versehen. Eine Terminabsprache dauert vielleicht zehn Minuten, für das Recherchieren didaktischer Modelle brauchst Du vielleicht neun Stunden. Wie viel Zeit tatsächlich eingeplant wird, hängt auch von Deinen Erfahrungswerten ab. Je öfter Du den Zeitbedarf für Aufgaben schätzt, desto genauer wird Dein Zeitplan. Markiere in einem zweiten Schritt, welche Aufgaben voneinander abhängen. Beispielsweise kannst Du erst mit der Materialrecherche beginnen, wenn Du das Stundenthema mit der Mentorin festgelegt hast. Arbeitest Du an einem großen Projekt mit vielen Unteraufgaben, kannst Du für diesen Schritt auch Post-it benutzen und Deine Arbeitsabfolge visualisieren.

Jetzt geht es an die eigentliche Planung. Beginne mit der letzten Unteraufgabe, die Du vor dem großen Termin erledigt haben musst. Nehmen wir an, die Zwischenprüfung ist am 20. Januar. Vorher musst Du nur noch Kopien machen. Das machst Du sicherheitshalber zwei Tage zuvor, also am 18. Januar. Nun schaust Du, ob das Kopieren von einer anderen Aufgabe abhängig ist. In diesem Fall, musst Du das Material aufbereiten. Dafür planst Du drei Wochen ein. Rein rechnerisch solltest Du ab dem 27. Dezember damit loslegen. Allerdings liegen Silvester und Neujahr in dieser Zeit und auch an den Weihnachtsfeiertagen wolltest Du Dir frei nehmen. Mit diesen geblockten Tagen im Hinterkopf solltest Du mit den Materialien schon am 20. Dezember beginnen und am 17. Januar fertig sein. Diesem Schema nach, planst Du alle anfallenden Aufgaben.

Du musst dafür sorgen, am richtigen Tag mit den Aufgaben zu beginnen – dass Du ohne Merkhilfe darauf kommst, dass Du in drei Monaten Material erstellen wolltest, ist eher unwahrscheinlich. Hier gibt es mehrere Möglichkeiten: Ein Zeitstrahl an der Pinnwand über Deinem Schreibtisch oder digitale Erinnerungen sind nur zwei von ihnen. Einige Kalender haben auch freien Raum für To-Do-Listen, sodass Du dort die Starttermine eintragen kannst. Welches System für Dich am besten funktioniert, musst Du ausprobieren. Wichtig ist, dass Du diesen Schritt überhaupt machst, denn er ist die Grundlage für Deine Tagesplanung.

Neben den großen Aufgaben, fallen im Alltag kleinere Dinge, wie Wäsche waschen, Elterngespräche vorbereiten, Fachtexte lesen und die normale Unterrichtsvorbereitung ins Gewicht. Diese gilt es in Deine langfristige Planung einzubinden. Für eine Übersicht aller anfallenden Aufgaben, empfiehlt sich die Getting Things Done Methode(GTD) nach David Allens. Dieses Selbstmanagement-Tool hilft Dir, Dich auf die wichtigen Dinge zu konzentrieren und nicht ständig an Unerledigtes zu denken. Das Grundprinzip: Du sammelst alle Aufgaben an einem zentralen Ort, so klein sie auch sein mögen. Auf Deine To-do-Liste wandern auch Dinge, wie die beste Freundin anrufen oder neues Toilettenpapier kaufen. Dauert eine Aufgabe weniger als zwei Minuten, sollte sie gleich erledigt werden – da lohnt sich die Notiz nicht. Diese Eingangsliste sortierst Du regelmäßig von oben nach unten. Bei jedem Punkt überlegst Du Dir, ob eine Handlung erforderlich ist und wenn ja, wie lange sie dauert. Wenn Du die Zwei-Minuten-Regel nicht anwenden kannst, ordnest Du sie einem Projekt zu (z.B. Unterricht vorbereiten). Nun kannst Du die Aufgaben wieder mit dem Zeitbedarf versehen. Es empfiehlt sich, anders als Allen vorschlägt, die Aufgabe jetzt nach Dringlichkeit zu Priorisieren. Dringende Aufgaben mit hoher Wichtigkeit solltest Du möglichst bald erledigen. Lege einen Tag fest, an dem Du an dieser Aufgabe arbeiten möchtest und erstelle eine Erinnerung in Deinem Kalender.

Hier noch ein Tipp für das konkrete Abarbeiten der Aufgabenliste: Vermeide stundenlange Arbeitssitzungen. Die kosten unnötige Energie. Je länger sie dauern, desto weniger wirst Du am Ende schaffen. Um Pausen und Arbeitsphasen sinnvoll abzuwechseln, kannst Du zum Beispiel die Promodore-Technik verwenden. Dazu stellst Du einen Wecker auf 25 Minuten, in denen Du konzentriert an einer Aufgabe arbeitest. Klingelt der Wecker, machst Du fünf Minuten Pause und beginnst danach mit einer neuen Arbeitsrunde.